昨年、社名から“印刷”をとりましたが、創業当時のお客様からはまだまだ印刷のご依頼をいただいております。
教育機関からのご依頼もあるのですが、特性上個人情報を多く扱われているため、場合によっては個人情報を電子データ化できなかったり、できたとしてもemailを使って送信することは禁じられているというようなこともあります。
そうなると現物でのやり取りになるのですが、紙媒体で持ち出さなければいけない時。emailのように履歴を残せないので、渡した記憶はあるけど返却されたか分からない…となることもあると思います。また口約束だけでは不安…と思う方もきっといらっしゃると思います。
そこで弊社では、個人情報の所在を明らかにするため「預り証」を運用しています。複写にしており、弊社で預かっている間はお客様にも控えを持っておいていただき、原稿の返却時に返していただくようにしています。
また、預り証を発行した場合は社内システムにも入力し、個人情報が会社にどのくらいあるのか、残っているのかも確認できるようにし、進捗は毎月初、情報セキュリティ委員が確認し、管理しています。
デジタル化の世の中ですが、アナログにも対応し、かつ安心してお任せいただけるよう努めております。
